PDCA

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหาที่ 6

ด้วยการวิเคราะห์ PDCA 

PDCA

             1. Plan (วาง แผน) หมายถึง การวางแผนการดำเนินงานอย่างรอบคอบ ครอบคลุมถึงการกำหนดหัวข้อที่ต้องการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง ซึ่งรวมถึงการพัฒนาสิ่งใหม่ๆ การแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน อาจประกอบด้วย การกำหนดเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน Plan การ จัดอันดับความสำคัญของ เป้าหมาย กำหนดการดำเนินงาน กำหนดระยะเวลาการดำเนินงาน กำหนดผู้รับผิดชอบหรือผู้ดำเนินการและกำหนดงบประมาณที่จะใช้ การเขียนแผนดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของลักษณะ การดำเนินงาน การวางแผนยังช่วยให้เราสามารถคาดการณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต และช่วยลดความสูญเสียต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้

            2.Do (ปฏิบัติ ตามแผน) หมายถึง การดำเนินการตามแผน อาจประกอบด้วย การมีโครงสร้างรองรับ การดำเนินการ (เช่น คณะกรรมการหรือหน่วยงานของคณะ) มีวิธีการ ดำเนินการ (เช่น มีการประชุมของคณะกรรมการมีการจัดการเรียน การสอน มีการแสดงความจำนงขอรับนักศึกษาไปยังทบวงมหาวิทยาลัย) และมีผลของการดำเนินการ (เช่น รายชื่อนักศึกษาที่รับในแต่ละปี)

            3.Check (ตรวจ สอบการปฏิบัติตามแผน) หมายถึง การประเมินแผน อาจประกอบด้วย การประเมินโครงสร้างที่รองรับ การดำเนินการ การประเมินขั้นตอนการดำเนินงาน และการประเมินผลของ การดำเนินงานตามแผนที่ได้ตั้งไว้ โดยในการประเมินดังกล่าวสามารถ ทำได้เอง โดยคณะกรรมการที่รับผิดชอบแผนการดำเนินงานนั้น ๆ ซึ่งเป็นลักษณะของการประเมินตนเอง โดยไม่จำเป็นต้องตั้งคณะกรรมการ อีกชุดมาประเมินแผน หรือไม่จำเป็นต้องคิดเครื่องมือหรือแบบประเมิน ที่ยุ่งยากซับซ้อน

             4.Act (ปรับ ปรุงแก้ไข) หมายถึง การนำผลการประเมินมาพัฒนาแผน อาจประกอบด้วย การนำผลการ ประเมินมาวิเคราะห์ว่ามีโครงสร้าง หรือขั้นตอนการปฏิบัติงานใดที่ควร ปรับปรุงหรือพัฒนาสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นไปอีก และสังเคราะห์รูปแบบ การดำเนินการใหม่ที่เหมาะสม สำหรับการดำเนินการในครั้งต่อไป

 

การวิเคราะห์ SWOT

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหาที่ 4 

ด้วยการวิเคราะห์ SWOT 

ความหมายการวิเคราะห์ SWOT
             SWOT เป็นเครื่องมือที่ใช้ประเมินสถานการณ์ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารกาหนดจุดแข็งและจุดอ่อนจากสภาพแวดล้อมภายใน โอกาสและปัญหาอุปสรรคจากสภาพแวดล้อมภายนอกตลอดจนถึงผลกระทบที่มีต่อศักยภาพ ในการทางานของกิจกรรมและการแก้ปัญหา คาว่า SWOTเป็นตัวย่อที่มีความหมาย ดังนี้
             S มาจาก คาว่า Strengths หมายถึง จุดแข็งหรือข้อได้เปรียบ เป็นปัจจัยภายในที่มีผลดีต่อการดาเนินงานของทีมงาน ซึ่งทีมงานจะต้องค้นหาความสามารถที่โดดเด่น เพื่อนามากาหนดเป็นกลยุทธ์ให้เหมาะสมกับลักษณะการบริหารงานของทีมงาน เช่น ทีมงานภาครัฐนามากลยุทธ์เพื่อให้การดาเนินงานบรรลุผลตามเป้าหมายหรือตาม แผนที่วางไว้ ส่วนทีมงานธุรกิจนาจุดแข็งมากาหนดเป็นกลยุทธ์เพื่อให้มีความสามารถโดดเด่น เหนือคู่แข็งทางด้านการตลาด
             W มาจาก คาว่า Weaknesses หมายถึง จุดอ่อนหรือข้อเสียเปรียบ เป็นปัจจัยภายในที่มีผลกระทบหรือส่งผลเสียต่อการบริหารงานของทีมงาน เช่น ขาดบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถเฉพาะด้าน เครื่องมือเครื่องใช้ขาดคุณภาพหรือไม่ได้มาตรฐาน ทาให้ทีมงานไม่สามารถนามาใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อการบริหารงาน
              O มาจาก คาว่า Opportunities หมายถึง โอกาสหรือปัจจัยภายนอกที่
เอื้ออานวยให้การทางานของทีมงานบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งได้แก่สภาพแวดล้อมที่นามาใช้ให้เกิดประโยชน์แก่การดาเนินงาน
                T มาจาก คาว่า Threats หมายถึง อุปสรรคหรือข้อจากัด ที่เป็นภัยคุกคามต่อการดาเนินงานของทีมงาน เป็นปัจจัยภายนอกที่ไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ นอกจากการควบคุมาและวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางป้องกันให้ได้รับผลกระทบหรือมี ความเสียหายน้อยลง

กรอบและขั้นตอนใน การวิเคราะห์ SWOT
               สิ่งสาคัญที่จะต้องคานึงถึงสาหรับการวิเคราะห์ SWOT คือ การกาหนดกรอบหรือกาหนดประเด็น เพื่อให้การวิเคราะห์ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคได้อย่างถูกต้อง หลักในการกาหนดกรอบหรือกาหนดประเด็นวิเคราะห์ SWOT ต้องขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจหรือธรรมชาติของทีมงานนั้นๆซึ่งมีความแตกต่าง กันหลายรูปแบบ

ประเด็นสาหรับการวิเคราะห์
           1. เอกลักษณ์ของทีมงาน
           2. ขอบเขตของกิจกรรม
           3. แนวโน้มและสภาพแวดล้อมที่จะกลายเป็นโอกาสและอุปสรรค
           4. โครงสร้างของกิจกรรม
           5. รูปแบบการเติบโตตามที่คาดหวังและตั้งเป้าหมาย

ข้อควรคำนึง
           1. ทีมงานต้องกาหนดก่อนว่า ทีมงานต้องการที่จะทาอะไร
           2. การวิเคราะห์โอกาสและอุปสรรคต้องกระทาในช่วงเวลาขณะนั้น
           3. ทีมงานต้องกาหนดปัจจัยหลัก (key success factors) ที่เกี่ยวกับการดาเนินงาน
ให้ถูกต้อง
           4. ทีมงานต้องประเมินความสามารถของตนให้ถูกต้อง

ข้อควรระวัง
           1. การระบุจุดอ่อนต้องวิเคราะห์อย่างซื่อสัตย์
           2. การจัดการกับกลไกการป้องกันตนเองต้องกระทาอย่างรอบคอบ
           3. แนวโน้มการขยายจุดแข็งที่เกินความเป็นจริง
           4. ความใกล้ชิดกับสถานการณ์ทาให้มองสถานการณ์ของทีมงานไม่ชัดเจน
           5. การกาหนดบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลต้องระบุให้ชัดเจน
           6. ข้อมูลไม่เพียงพอ นอกจากนี้การเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อมภายนอกอาจเป็นโอกาส
หรืออุปสรรคก็ได้

ขั้นตอนและกระบวนการวิเคราะห์SWOT
              การกำหนดกลยุทธ์ที่สามารถแก้ไขปัญหาและอุปสรรค ตลอดจนสามารถสร้างความได้เปรียบในเชิงแข่งขันให้กับทีมงานธุรกิจ และช่วยให้การบริหารงานบรรลุความสาเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้สาหรับทีมงาน ได้แก่
            1.การประเมินสภาพแวดล้อมภายในทีมงาน เป็นการวิเคราะห์และพิจารณาทรัพยากรและความสามารถภายในทีมงานทุก ๆ ด้าน ทั้งในด้านโครงสร้าง ระบบ ระเบียบ วิธีปฏิบัติงาน บรรยากาศในการทางานและทรัพยากรในการบริหาร เช่น คน เงิน วัสดุอุปกรณ์ และการจัดการ รวมถึงการพิจารณาผลการดาเนินงานที่ผ่านมา เพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของทีมงาน
             2. การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอก การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอกทีมงานนั้น สามารถค้นหาโอกาสและอุปสรรคในการการดาเนินงานของทีมงานที่ได้รับผลกระทบ เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยใดที่สามารถส่งผลกระทบประโยชน์ทั้งทางตรงและทาง อ้อมต่อการดาเนินการของทีมงาน และสามารถฉกฉวยข้อดีมาเสริมสร้างให้หน่วยงานเข็มแข็ง ขึ้นได้ สาหรับอุปสรรคทางสภาพแวดล้อม เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยภายนอกทีมงานใดที่สามารถส่งผลกระทบ ที่จะก่อให้เกิดความเสียหายทั้งทางตรง และทางอ้อม ซึ่งทีมงาน จาต้องหลีกเลี่ยงหรือปรับสภาพทีมงานให้มีความแข็งแกร่งพร้อมที่จะเผชิญ แรงกระทบดังกล่าวได้
              3.วิเคราะห์สถานการณ์จากการประเมินสภาพแวดล้อม เมื่อได้ข้อมูลเกี่ยวกับ จุดแข็ง-จุดอ่อน โอกาส-อุปสรรค จากการวิเคราะห์ปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอกนอกแล้ว ให้นา จุดแข็ง-จุดอ่อนภายในมาเปรียบเทียบกับ โอกาส-อุปสรรค จากปัจจัยภายนอกเพื่อดูว่าทีมงานกาลังเผชิญสถานการณ์ เช่น สถานการณ์ที่เลวร้าย สถานการณ์ที่ทีมงานมีโอกาสเป็นข้อได้เปรียบ เป็นสถานการณ์ที่พึ่งปรารถนา หรือสถานการณ์นี้เกิดขึ้นจากการที่สภาพแวดล้อมไม่เอื้ออำนวยต่อการดำเนินงาน แต่ตัวทีมงานมีข้อได้เปรียบที่เป็นจุดแข็งหลายประการ เมื่อทราบสถานการณ์ที่ทีมงานกาลังเผชิญอยู่ ไม่ว่าจะเป็นสถานการณ์ใดๆ ก็สามารถที่จะนาสถานการณ์นั้นมากาหนดเป็นกลยุทธ์ในการบริหารเพื่อให้ทีมงาน เกิดการได้เปรียบ ทำให้ทีมงานบรรลุผลสาเร็จ หรือลดผลกระทบทาให้เกิดความเสียหายน้อยลง

ประโยชน์ของการวิเคราะห์ SWOT
             วิเคราะห์SWOT เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมต่างๆ ทั้งภายนอกและภายในทีมงาน ซึ่งปัจจัยแต่ละด้านจะช่วยให้เข้าใจได้ว่ามีอิทธิพลต่อผลการดาเนินงานของทีม งานอย่างไร เช่น
         1. จุดแข็งของทีมงาน จะเป็นความสามารถภายในที่ถูกใช้ประโยชน์เพื่อการบรรลุเป้าหมาย
         2. จุดอ่อนของทีมงาน จะเป็นคุณลักษณะภายในที่อาจจะทาลายผลการดาเนินงาน
         3. โอกาสทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ให้โอกาสเพื่อการบรรลุเป้าหมายทีมงาน
         4. อุปสรรคทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ขัดขวางการบรรลุเป้าหมาย
ของทีมงาน

 

โปรแกรม Prezi

โปรแกรม Prezi คืออะไร
             Prezi เป็นโปรแกรมการนาเสนอออนไลน์ และประยุกต์ในการเขียนผังความคิด ที่มีเอกลักษณ์เด่นสุดคือการ ซูมเข้าซูมออกได้นอกจากนี้ ยังมีลักษณะพิเศษอื่นๆ ดังเช่น Prezi เป็น Non-linear presentation นั่นคือ การเดินทางของงานนาเสนอไม่ได้เป็นเส้นตรงที่มุ่งไปข้างหน้า หรือถอยหลังทีละสไลด์ ต่อไป Prezi จะซูมเข้า ซูมออก กระโดดไปโน่น กระโดดไปนี่แล้วแต่เราออกแบบ Prezi สามารถใส่รูปภาพ เสียง วิดีโอ และไฟล์ PDF PPT เป็นต้น Prezi สามารถแก้ไขได้โดยวิธีออนไลน์ (ฟรี) บนเว็บ http://prezi.com ขณะเดียวกันก็สามารถ นาเสนอแบบ online ได้ หรือสามารถดาวน์โหลดลงมาเพื่อนาเสนอแบบ offline และไฟล์ที่ได้จะมีนามสกุล .exe ซึ่งเปิดได้กับทุกเครื่อง โปรแกรม Prezi ต่างจากโปรแกรมPower Point
         1. PowerPoint นาเสนอแบบ linear คือหน้าที่หนึ่ง หน้าที่สอง หน้าที่สาม...ไปเรื่อยๆ
         2. Prezi นาเสนอแบบ zoom คือไม่ได้ไปหน้าหนึ่ง หน้าสองตามลาดับ แต่สามารถกระโดดไปยังข้อมูลที่เราต้องการจะนาเสนอได้ทันที
         3. Prezi สามารถสร้างงานนาเสนอออนไลน์ได้เลย หรือถ้าไม่สะดวกก็สามารถ ก็สามารถดาวน์โหลดมาใช้ที่คอมตัวเองก็ได้
        4. Prezi แทรกรูปภาพได้ เสียงก็ได้ วิดีโอก็ได้ด้วย
        5. ไม่ต้องกังวลว่าจะเปิดไม่ได้ หากไปใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่น เพราะไฟล์งานจะถูกแปลงเป็น .exe สามารถเปิดได้บนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง

ผังความคิด

Mind Map คือ การถ่ายทอดความคิด หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่มีอยู่ในสมองลงกระดาษ โดยการใช้ภาพ สี เส้น และการโยงใย แทนการจดย่อแบบเดิมที่เป็นบรรทัด ๆ เรียงจากบนลงล่าง ขณะเดียวกันมันก็ช่วยเป็นสื่อนาข้อมูลจากภายนอก เช่น หนังสือ คาบรรยาย การประชุม ส่งเข้าสมองให้เก็บรักษาไว้ได้ดีกว่าเดิม ซายังช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้ง่ายเข้า เนื่องจะเห็นเป็นภาพรวม และเปิดโอกาสให้สมองให้เชื่อมโยงต่อข้อมูลหรือ ความคิดต่าง ๆ เข้าหากันได้ง่ายกว่า “ใช้แสดงการเชื่อมโยงข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งระหว่างความคิดหลัก ความคิดรอง และความคิดย่อยที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน” ผังความคิด (Mind Map)

ขั้นตอนการสร้าง Mind Map
         1. เขียน/วาดมโนทัศน์หลักตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษ
         2. เขียน/วาดมโนทัศน์รองที่สัมพันธ์กับมโนทัศน์หลักไปรอบ ๆ
         3. เขียน/วาดมโนทัศน์ย่อยที่สัมพันธ์กับมโนทัศน์รองแตกออกไปเรื่อย ๆ
        4. ใช้ภาพหรือสัญลักษณ์สื่อความหมายเป็นตัวแทนความคิดให้มากที่สุด
        5. เขียนคาสาคัญ (Key word) โดยใช้คา/ประโยคสั้น ๆ บนเส้นและเส้นต้องเชื่อมโยงกัน
        6. กรณีใช้สี ทั้งมโนทัศน์รองและย่อยควรเป็นสีเดียวกัน
        7. คิดอย่างอิสระมากที่สุดขณะทา เขียนคาหลัก หรือข้อความสาคัญของเรื่องไว้กลาง โยงไปยังประเด็นรองรอบ ๆ ตามแต่ว่าจะมีกี่ประเด็น

ข้อดีของการทาแผนที่ความคิด
        1. ทาให้เห็นภาพรวมกว้าง ๆ ของหัวข้อใหญ่ หรือขอบเขตของเรื่อง
        2. ทาให้สามารถวางแผนเส้นทางหรือตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง เพราะรู้ว่าตรงไหนกาลังจะไปไหนหรือผ่านอะไรบ้าง
       3. สามารถรวบรวมข้อมูลจานวนมากลงไว้ในกระดาษแผ่นเดียวกัน
       4. กระตุ้นให้คิดแก้ไขปัญหา ระดมสมองเป็นทีม โดยเปิดโอกาสให้มองเห็นวิธีใหม่ ๆ ที่สร้างสรรค์
       5. สร้างความเพลิดเพลินในการอ่านและง่ายต่อการจดจา

แนวทางการเขียน mind map
       1. เริ่มที่ตรงกลางด้วยรูปหรือหัวข้อ ใช้สีอย่างน้อย 3 สี
       2. ใช้รูป, สัญลักษณ์, รหัส, ความหนา ตลอดที่ทา mind map
       3. ให้เขียนคาสาคัญโดยใช้ตัวพิมพ์ใหญ่หรือพิมพ์เล็ก
       4. คาแต่ละคา หรือรูปแต่ละรูป จะต้องอยู่บนเส้นของตัวเอง
       5. เส้นแต่ละเส้นต้องเชื่อมต่อกัน โดยมีจุดศูนย์กลางอยู่ที่ตรงกลางภาพ เส้นที่อยู่ตรงกลางจะมีขนาดหนา และจะยิ่งบางลงเมื่อห่างจากศูนย์กลาง
       6. ขนาดความยาวของเส้นที่ลาก ยาวเท่ากับคาหรือรูป
       7. ใช้สี รหัสส่วนตัว ตลอดที่ทา mind map
       8. พัฒนารูปแบบ mind map ของตัวเอง
       9. ใช้วิธีเน้นข้อความ และแสดงความเป็นกลุ่มก้อนใน mind map
     10. การสื่อความหมายผังความคิด (mind map) ให้เข้าใจง่ายโดยการแบ่งความสาคัญเริ่มจากตรงกลาง ใช้การเรียงลำดับตัวเลข หรือใช้เส้นร่างเพื่อรักษาความเป็นกลุ่มก้อนของแต่ละกิ่ง
ผัง ความคิด ซึ่งสามารถเขียนได้ด้วยมือ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ชื่อ โปรแกรม X MIND version 7.0 เป็นโปรแกรม Mind Map Open source ที่ไม่ต้องเสียค่าลิขสิทธิ์ สามารถ download ได้ที่เว็บไซต์ www.xmind.net มีรุ่นที่น่าสนใจคือรุ่น Portable สามารถนาไปใช้งานผ่านการเสียบ Handy drive USB โดยไม่ต้องมีการติดตั้งลงไปในเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรม X MIND สามารถนาไปใช้งานได้ทั้งบนระบบปฏิบัติการ Windows และ Mac โดยสามารถดาวน์โหลดได้ที่
http://www.xmind.net/download/win/ นอกจากนี้ยังสามารถเขียนด้วยโปรแกรมการนาเสนอออนไลน์ด้วย โปรแกรม Prezi ที่ http://www.prezi.com/